Administrasi Perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam sebuah organisasi yang bersangkutan dengan pengelolaan data dan informasi untuk menjangkau tujuan organisasi itu secara sistematik.
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yakni Ad yang dengan kata lain intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memenuhi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makna sempit ialah semua pekerjaan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, menyajikan laporan pada direksi, serta berperan dalam membuat organisasi perusahaan yang lebih efektif.
Sedangkan dalam makna luas, administrasi perkantoran dapat ditafsirkan sebagai kegiatan perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi sekian banyak pekerjaan yang bersangkutan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.
Baca juga: Pengertian Administrasi
Pengertian Administrasi Perkantoran Berdasarkan keterangan dari Para Ahli
Agar lebih mengetahui apa makna administrasi perkantoran, maka saya dan anda bisa merujuk pada pendapat sejumlah ahli. Berikut ini ialah definisi administrasi perkantoran menurut keterangan dari para ahli:
1. George Terry
Berdasarkan keterangan dari George Terry definisi administrasi perkantoran ialah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian kegiatan pada suatu perkantoran serta menjadi penggerak untuk mereka yang menjalankannya supaya tujuan yang telah diputuskan dapat tercapai.
2. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Berdasarkan keterangan dari Edwin Robinson dan William Leffingwell definisi Administrasi perkantoran ialah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang sehubungan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
3. Suparjati
Berdasarkan keterangan dari Suparjati pengertian Administrasi perkantoran ialah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk menjangkau tujuan yang sudah disepakati bareng dengan melakukan faedah manajemen.
4. Arthur Granger
Berdasarkan keterangan dari Arthur Granger, administrasi perkantoran bermanfaat untuk mengemban komunikasi kegiatan kantor dengan tepat dan tata pelayanan pekerjaan dokumentasi.
5. William Spriegel dan Ernest Daview
Berdasarkan keterangan dari William Spriegel dan Ernest Daview, definisi administrasi perkantoran ialah pemberian yang tertuju pada semua pekerjaan operasional laksana transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.
Baca juga: Pengertian Manajemen
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang dilafalkan pada definisi administrasi perkantoran di atas, secara umum destinasi dari proses manajemen perkantoran ini ialah agar destinasi perusahaan dapat terjangkau secara efektif dan tepat guna serta mengisi syarat dari segi teknis, ekonomi, dan psikologis.
Teknis; memiliki guna dan daya guna.
Ekonomis; harganya layak atau cocok dengan yang seharusnya.
Psikologis; menyerahkan kepuasan.
Berikut ini ialah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:
Menyediakan data dan informasi secara lengkap untuk pihak-pihak yang memerlukan untuk pengamalan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
Melakukan pengawasan kegiatan kantor dan administrasi supaya dapat meyakinkan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta formalitas yang tepat.
Menerapkan kepandaian perusahaan atau departemen dan menyerahkan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
Berdiskusi dengan karyawan tentang prestasi kerja guna mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menuntaskan masalah tersebut.
Memberikan pelatihan atau perintah kerja untuk pegawai.
Melakukan verifikasi, pemantauan, serta penilaian kerja dengan menciptakan laporan bersangkutan pekerjaan produksi, pengiriman, dan penggajian.
Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai memilih pegawai.
Menafsirkan dan mengomunikasikan semua formalitas kerja dan kepandaian perusahaan untuk para pegawai.
Baca juga: Pengertian Evaluasi
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja untuk pegawai, pemantauan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan atau perbaikan perlengkapan kantor yang telah ada.
Berikut ini ialah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya:
1. Aktivitas Kantor
Beberapa kegiatan kantor yang tergolong dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:
Perencanaan Perkantoran (office planning)
Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengarahan Perkantoran (office actuating)
Pengawasan Perkantoran (office controlling)
2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana/ kemudahan yang tergolong di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran merupakan:
Lokasi kantor
Gedung
Peralatan
Interior
Mesin-Mesin Kantor
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum terdapat lima faedah administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional sebuah organisasi. Berikut ini ialah uraian faedah administrasi perkantoran tersebut:
Fungsi Rutin, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal merangkum pengarsipan dan penggandaan.
Fungsi Teknis, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, serta kemampuan perkantoran yang mumpuni.
Fungsi Analis, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan cara beranggapan kritis dan kreatif serta keterampilan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
Fungsi Interpersonal, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan analisis dan evaluasi sebagai dasar dalam menyimpulkan sesuatu serta kemampuan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Fungsi Manajerial, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, menyerahkan motivasi.
Pengertian Administrasi Perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam sebuah organisasi yang bersangkutan dengan pengelolaan data dan informasi untuk menjangkau tujuan organisasi itu secara sistematik.
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yakni Ad yang dengan kata lain intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memenuhi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makna sempit ialah semua pekerjaan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, menyajikan laporan pada direksi, serta berperan dalam membuat organisasi perusahaan yang lebih efektif.
Sedangkan dalam makna luas, administrasi perkantoran dapat ditafsirkan sebagai kegiatan perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi sekian banyak pekerjaan yang bersangkutan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.
Baca juga: Pengertian Administrasi
Pengertian Administrasi Perkantoran Berdasarkan keterangan dari Para Ahli
Agar lebih mengetahui apa makna administrasi perkantoran, maka saya dan anda bisa merujuk pada pendapat sejumlah ahli. Berikut ini ialah definisi administrasi perkantoran menurut keterangan dari para ahli:
1. George Terry
Berdasarkan keterangan dari George Terry definisi administrasi perkantoran ialah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian kegiatan pada suatu perkantoran serta menjadi penggerak untuk mereka yang menjalankannya supaya tujuan yang telah diputuskan dapat tercapai.
2. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Berdasarkan keterangan dari Edwin Robinson dan William Leffingwell definisi Administrasi perkantoran ialah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang sehubungan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
3. Suparjati
Berdasarkan keterangan dari Suparjati pengertian Administrasi perkantoran ialah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk menjangkau tujuan yang sudah disepakati bareng dengan melakukan faedah manajemen.
4. Arthur Granger
Berdasarkan keterangan dari Arthur Granger, administrasi perkantoran bermanfaat untuk mengemban komunikasi kegiatan kantor dengan tepat dan tata pelayanan pekerjaan dokumentasi.
5. William Spriegel dan Ernest Daview
Berdasarkan keterangan dari William Spriegel dan Ernest Daview, definisi administrasi perkantoran ialah pemberian yang tertuju pada semua pekerjaan operasional laksana transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.
Baca juga: Pengertian Manajemen
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang dilafalkan pada definisi administrasi perkantoran di atas, secara umum destinasi dari proses manajemen perkantoran ini ialah agar destinasi perusahaan dapat terjangkau secara efektif dan tepat guna serta mengisi syarat dari segi teknis, ekonomi, dan psikologis.
Teknis; memiliki guna dan daya guna.
Ekonomis; harganya layak atau cocok dengan yang seharusnya.
Psikologis; menyerahkan kepuasan.
Berikut ini ialah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:
Menyediakan data dan informasi secara lengkap untuk pihak-pihak yang memerlukan untuk pengamalan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
Melakukan pengawasan kegiatan kantor dan administrasi supaya dapat meyakinkan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta formalitas yang tepat.
Menerapkan kepandaian perusahaan atau departemen dan menyerahkan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
Berdiskusi dengan karyawan tentang prestasi kerja guna mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menuntaskan masalah tersebut.
Memberikan pelatihan atau perintah kerja untuk pegawai.
Melakukan verifikasi, pemantauan, serta penilaian kerja dengan menciptakan laporan bersangkutan pekerjaan produksi, pengiriman, dan penggajian.
Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai memilih pegawai.
Menafsirkan dan mengomunikasikan semua formalitas kerja dan kepandaian perusahaan untuk para pegawai.
Baca juga: Pengertian Evaluasi
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja untuk pegawai, pemantauan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan atau perbaikan perlengkapan kantor yang telah ada.
Berikut ini ialah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya:
1. Aktivitas Kantor
Beberapa kegiatan kantor yang tergolong dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:
Perencanaan Perkantoran (office planning)
Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengarahan Perkantoran (office actuating)
Pengawasan Perkantoran (office controlling)
2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana/ kemudahan yang tergolong di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran merupakan:
Lokasi kantor
Gedung
Peralatan
Interior
Mesin-Mesin Kantor
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum terdapat lima faedah administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional sebuah organisasi. Berikut ini ialah uraian faedah administrasi perkantoran tersebut:
Fungsi Rutin, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal merangkum pengarsipan dan penggandaan.
Fungsi Teknis, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, serta kemampuan perkantoran yang mumpuni.
Fungsi Analis, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan cara beranggapan kritis dan kreatif serta keterampilan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
Fungsi Interpersonal, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan analisis dan evaluasi sebagai dasar dalam menyimpulkan sesuatu serta kemampuan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Fungsi Manajerial, yaitu faedah administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, menyerahkan motivasi.
